1. Brug klare og ensartede navne
Når du opretter eller navngiver en rapport eller et arbejdsområde:
- Vær konsekvent – fx “Salg – Oversigt”, “Lager – Detaljer”
- Brug gerne bindestreger eller kategorier (fx “Kunder – Top 10”)
- Undgå interne forkortelser, som kun nogle forstår
Et godt navn gør det nemmere at finde og forstå rapportens indhold – også for nye brugere.
2. Del rapporter op i arbejdsområder
Undgå at lægge alle rapporter i ét stort arbejdsområde. Opret hellere arbejdsområder efter fx:
- Afdeling (Salg, Økonomi, Lager…)
- Funktion (Ledelse, Drift, Projekter…)
- Målgruppe (Kundeservice, Controller-team osv.)
Det gør det lettere at styre adgang – og brugerne ser kun det, der er relevant for dem.
3. Arkivér gamle rapporter
Gamle eller uaktuelle rapporter skaber forvirring. Gør i stedet:
- Flyt dem til et “Arkiv”-arbejdsområde
- Tilføj “(Arkiv)” i navnet på rapporten
- Eller download dem som .pbix og fjern dem fra visning
Brugere skal altid kunne stole på, at de rapporter de finder, er opdaterede og relevante.
4. Undgå dubletter og testrapporter
Undgå at have:
- Flere versioner af samme rapport med små variationer
- Test- og kladder liggende fremme i “Reports”
Lav test og udvikling i et separat arbejdsområde, og publicér først når rapporten er klar.
5. Ryd op løbende
- Gennemgå arbejdsområder én gang i kvartalet
- Slet eller arkivér det, der ikke længere er i brug
- Sørg for, at kun relevante brugere har adgang til hvert område