En Report Viewer er en Excel-bruger, som har Jet Excel add-in installeret, men ikke har licens til at designe rapporter.
En Viewer kan bruge rapporten og ændre report options, men kan ikke ændre rapportdesignet eller oprette/redigere Jet-funktioner.
Overblik
Når en rapport skal deles med en Viewer, skal den forberedes korrekt.
Der er to måder at gøre det på:
- lås de ark, der indeholder Jet-funktioner
- konvertér Jet-funktioner til værdier
Begge metoder gør rapporten egnet til brug af Viewers.
Hvad en Report Viewer kan og ikke kan
En Report Viewer kan:
- ændre report options
- køre og bruge rapporten
En Report Viewer kan ikke:
- indsætte Jet-funktioner
- ændre rapportdesign
- redigere Jet-formler i rapporten
Metode 1: Låste worksheets
Hvis du vil beskytte rapportdesignet, skal du låse de ark, der indeholder Jet-funktioner.
Sådan gør du
Skriv følgende i celle A1 på rapportarket:
Auto+Hide+Lock
Når du derefter kører rapporten med Run, bliver arket låst.
Jet gemmer samtidig formlerne på et skjult ark og genberegner dem ikke, når projektmappen åbnes i Report mode.
En licenseret Designer kan senere låse arket op igen via Go to Design.
Brug et separat Options-ark
Hvis rapporten skal bruges af en Viewer, bør du oprette et separat Options-ark.
Det ark bruges til alle værdier, som brugeren må ændre, fx:
- datoer
- filtre
- virksomhed
- dimensioner
Vigtigt:
- Options-arket må kun indeholde Jet-funktioner der bruges til option
- selve rapportarket skal ligge på andre ark
- rapportarkene skal låses med Auto+Hide+Lock i celle A1
Gem rapporten korrekt
Når rapporten er sat op til Viewers, skal du:
- køre rapporten med Run
- sikre at arkene bliver låst
- gemme filen
- først derefter dele den med brugeren
Metode 2: Viewer-redigerbare worksheets
Hvis rapporten skal kunne bruges uden låste ark, kan du i stedet konvertere Jet-funktionerne til værdier.
Sådan gør du
Skriv følgende i celle A1:
Auto+Hide+Values
Når rapporten køres:
- Jet-funktioner konverteres til værdier
- Excel-formler bevares
- arket forbliver redigerbart
En Designer kan senere gendanne Jet-funktionerne via Go to Design.
Deling med brugere uden Jet installeret
Hvis rapporten skal deles med brugere uden Jet installeret, er Values ofte den bedste løsning.
Fordele:
- rapporten er ikke låst
- brugeren kan redigere i Excel
- ingen advarsler om eksterne datakilder
Hvornår skal du vælge Lock eller Values
Brug Lock når:
- rapportdesignet skal beskyttes
- brugeren kun må ændre report options
- rapporten bruges af Jet Viewers
Brug Values når:
- rapporten skal deles bredt i Excel
- modtageren ikke har Jet installeret
- rapporten må redigeres som almindeligt Excel-indhold
Arbejdsgang
Typisk arbejdsgang:
- opret rapporten som Designer
- opret et separat Options-ark uden Jet-funktioner
- vælg enten Auto+Hide+Lock eller Auto+Hide+Values
- kør rapporten med Run
- gem filen
- del rapporten
Tips
- brug altid et separat Options-ark til brugerinput
- lås kun ark med Jet-funktioner
- brug Values ved deling uden Jet
- test rapporten i Report mode før deling